การสร้างจดหมายเวียน (Mail Merge)

การสร้างจดหมายเวียน
บทนำ

บางท่านอาจจะต้องมีหน้าที่ต้องเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงคนจำนวนมากอยู่บ่อย ๆ ท่านอาจจะบอกว่าไม่มีปัญหา ก็ใช้พิมพ์หนังสือเชิญประชุม ใน Microsoft Word ต้นฉบับ และคัดลอกตัวหนังสือเชิญเท่ากับจำนวนผู้ที่เราจะเชิญประชุม และพิมพ์ชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุม ในแต่ละฉบับ ก็เรียบร้อยแล้ว หากมีการแก้ไข เช่น เปลี่ยนวันนัดหมายการประชุม เมื่อท่านเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงทุกคนเสร็จแล้ว ท่านจะต้องทำการแก้ไขทุกฉบับ ซึ่งบางครั้งอาจจะแก้ไขไม่ครบทุกฉบับ เมื่อส่งหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว ผลกระทบที่ตามมาคือผู้เข้าร่วมประชุมมาประชุมคนละวันกัน

ที่แย่ไปกว่านั้นคือการใช้ลายมือเขียนชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุมซึ่งดูไม่สวยงามและไม่เป็นมืออาชีพ

การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word

โปรแกรม Microsoft Word มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ท่านเตรียมเอกสารที่มีลักษณะเหมือนกัน ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและทรัพยากรอันมีค่าของท่านอย่างคุ้มค่าที่สุด เครื่องมือดังกล่าวคือ Mail Merge หรือการสร้างจดหมายเวียน ในการทำจดหมายเวียนต้องการเอกสาร 2 ส่วนคือ

1. เอกสารหลัก (main document) เป็นแฟ้มที่เก็บเนื้อความหลัก เช่น จดหมายเชิญประชุม สัญญาโครงการวิจัย เป็นต้น
2. แหล่งข้อมูล (data source) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่แปรเปลี่ยนไปของเอกสารแต่ละฉบับ เช่น ผู้ที่ต้องการส่งจดหมายเชิญสำหรับจดหมายเชิญประชุมหรือ ชื่อผู้วิจัย, ที่อยู่ผู้วิจัย, ชื่อโครงการวิจัย, เงินอุดหนุนวิจัย เป็นต้น สำหรับสัญญาโครงการวิจัย แหล่งข้อมูลจะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล ซึ่งอาจสร้างมาจาก MS word, Excel, หรือ ฐานข้อมูล อื่นๆ

การผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล

เมื่อเตรียมเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ของเอกสารหลักไว้ แล้วเลือกเมนู
Tools -> Mail Merge ซึ่งมี 4 ขั้นตอน
1. Main document เลือก Create -> Form Letters
แล้วเลือก Active window
2. Data Source เลือก GetData -> Open Data Source
แล้วเลือกไฟล์ที่เก็บแหล่งข้อมูล
3. Merge the Data with Document เลือก Merge หาก Mail Merge ไม่พบ Merge field ก็จะให้เราเลือก Edit Document แล้วเลือก Insert field ตามตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารหลัก เมื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการแล้วจะปรากฏเครื่องหมาย << >> กั้นแต่ละฟิลด์ผนวก
4. กลับไปเลือก Tools -> Mail Merge อีกครั้งหนึ่ง แล้วเลือก 3 Merge ก็จะได้เอกสาร Form Letter จำนวนตามที่ต้องการ โดยสามารถ ผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลทั้งหมด หรือ เลือกเฉพาะข้อมูลได้ จาก Records to be merged


ประโยชน์ของการใช้ Mail Merge

เมื่อเราใช้ Mail Merge ในการทำจดหมายเวียน ในการเก็บสำเนาของจดหมายเราก็เพียงแต่เก็บเอกสารหลัก และตารางแหล่งข้อมูลไว้อ้างอิงก็เพียงพอ ไม่ต้องสำเนาจดหมายทุกฉบับเก็บไว้ นอกจากนั้นแล้วไฟล์แหล่งข้อมูลเราอาจะใช้เก็บข้อมูลฟิลด์อื่น ๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการ merge แต่ใช้ในงานอื่น เช่น เก็บหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่เราเชิญประชุม เพื่อการติดต่อ และยังสามารถดัดแปลงไฟล์แหล่งข้อมูลมาเป็นใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมได้

สำนักคอมพิวเตอร์จะได้เตรียมแหล่งข้อมูลที่ใช้บ่อย ๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น ตำแหน่งต่าง ๆ ของผู้บริหารมหาวิทยาลัยให้สำหรับผู้ใช้ โปรดติดตามต่อไป

สรุป

การสร้างจดหมายเวียนยังสามารถนำมาใช้ประยุกต์กับงานด้านต่างๆ ในสำนักงานได้อีกมากมาย เช่น การพิมพ์สัญญาโครงการวิจัยของฝ่ายวิจัย เป็นต้น

แนะนำหลักสูตรการศึกษาระบบใหม่แห่งมหาวิทยาลัยบ้านสมเด็จเจ้าพระยา

โปรแกรมวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศก่อตั้งขึ้นในปี พ.ศ.2548 โดยคณาจารย์ผู้จบการศึกษาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศโดยตรง ซึ่งมีหลักสูตรที่อยู่ในความดูแล คือหลักสูตร วท.บ.เทคโนโลยีสารสนเทศ โดยเปิดสอนทั้งภาคปกติ และภาค กศ.พ.
ช่วงปลายปี 2548 ทีมผู้ก่อตั้งได้ปรับปรุงหลักสูตรเทคโนโลยีสารสนเทศขึ้นมาใหม่โดยลดจำนวนหน่วยกิตลงมาจาก 143 หน่วยกิต เหลือ 126 หน่วยกิต แต่มีเนื้อหาที่ทันสมัยขึ้น นอกจากนี้หลักสูตรปรับปรุงใหม่ยังแยกออกเป็น 4 สาขาย่อย คือ
1 เทคโนโลยีการสื่อสารและโทรคมนาคม
2 เทคโนโลยีซอฟต์แวร์
3 การบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ
4 การพาณิชย์อีเล็กทรอนิกส์

ในปัจจุบันห้องปฏิบัตการคอมพิวเตอร์และเทคโนโลยีสารสนเทศมีจำนวนทั้งหมด 6 ห้อง ประกอบด้วยฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ทันสมัย มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกทั้งกับผู้เรียนและผู้สอนอย่างครบครัน ทุกห้องสามารถเข้าสู่ระบบอินเตอร์เน็ตเพื่อสืบค้นและแลกเปลี่ยนข้อมูลได้โดยสะดวก

1.หลักสูตรวิทยาศาตรบัณฑิต สาขาวิชาเทคโนโลยีสารสนเทศ
1.1 แขนงวิชาเทคโนโลยีการสื่อสารและโทรคมนาคม
1.2 แขนงวิชาเทคโนโลยีซอฟต์แวร์
1.3 แขนงวิชาการบริหารเทคโนโลยีสารสนเทศ
1.4 แขนงวิชาการพาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์
2. หลักสูตรบริหารธุรกิจบัณฑิต สาขาวิชาคอมพิวเตอร์ธุรกิจ
2.1 คอมพิวเตอร์ธุรกิจ ภาคปกติ 4 ปี
2.2 คอมพิวเตอร์ธุรกิจ 2 ปี หลังอนุปริญญา

สร้างเว็บบล็อก(Blogger)

สร้างเว็บบล็อก(Blogger) (ถ้ามีเว็บภาษาอังกฤษแล้วข้ามขั้นตอนนี้ครับ)

1.เข้าไปที่ http://www.blogger.com/จะแสดงหน้าจอแบบนี้ ให้คลิกที่ สร้างเว็บบล๊อกของท่านเดี๋ยวนี้ ดังรูป

2.เมื่อท่านคลิกนี้ จะปรากฎดังรูปด้านล่าง

3. ให้ใส่รายละเอียดดังรูป

-ที่อยู่อีเมล : (จากที่ท่านได้สมัคร Gmail มาแล้วก่อนหน้านี้)

-Enter Password : (ใส่รหัสผ่าน)

-พิมพ์รหัสผ่านอีกครั้ง-Displya name (ตั้งชื่อที่จะให้แสดงตอนโพสเว็บบล็อก)

-พิมพ์ตามอักษรที่ปรากฎให้ถูกต้อง

-คลิกดำเนินต่อไป

4.จากนั้นให้ตั้งชื่อ เว็บบล็อกของท่าน

-คลิกที่ตรวจสอบ เพื่อตรวจเช็คดูว่า มีใครใช้ชื่อนี้ไปหรือยัง ถ้ามีแล้วระบบจะแจ้งเตือนว่าใช้ไม่ได้ และจะมีตัวเลือกให้เราโดยอัตโนมัต ถ้าชอบใจตัวไหน ก็คลิกที่ชื่อด้านล่างตัวนั้นได้ แต่ถ้าต้องการชื่ออื่นอีกก็ตรวจสอบจนกว่าจะได้ชื่อที่คุณพอใจ เมื่อได้ชื่อตามที่ต้องการแล้ว คลิกที่ ดำเนินต่อไป

5.จากนั้นจะเข้าสู่การเลือกแม่แบบว่า เราต้องการเว็บบล็อกรูปแบบไหน มีให้เลือกมากมายตามต้องการสามารถคลิกเพื่อดูตัวอย่างแม่แบบได้ เมื่อได้แม่แบบตามที่เราชอบแล้ว คลิกที่ ดำเนินต่อไป

ต่อไปกดเริ่มต้นการส่งบทความทำความเข้าใจก่อนนะครับว่า Google AdSense ยังไม่รองรับเว็บไซต์ภาษาไทย แต่ในอนาคตคาดว่า ทาง Google AdSense จะยอมรับเว็บไซต์ที่มีเนื้อหาที่เป็นภาษาไทย ดังนั้น ควรนำเว็บบล็อกที่มีเนื้อหาภาษาอังกฤษมาทำการสมัครให้ผ่านก่อน โดยไปหาเนื้อหาภาษาอังกฤษ ได้ที่นี่ โดยคุณควรจะเลือกทำเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
http://en.wikipedia.org/wiki/Main_page
http://www.goarticles.com/
http://www.contentmart.com/
http://www.superfeature.com/
http://www.freshcontent.net/

ถึงตอนนี้คุณก็จะมีบล็อกส่วนด้วยไว้ทำเงินกับกูเกิลอย่าลืมจดจำคือ1.อีเมลล์ของ gmail2.URL เว็บบล็อก เช่น http://makemoneynetonline.blogspot.com/พักเหนื่อยกันซักครู่หายเหนื่อยได้ไปต่อกัน ครับ
เขียนโดย Mr.Charin ที่ 11:34 ก่อนเที่ยง 0 ความคิดเห็น