บทนำ
บางท่านอาจจะต้องมีหน้าที่ต้องเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงคนจำนวนมากอยู่บ่อย ๆ ท่านอาจจะบอกว่าไม่มีปัญหา ก็ใช้พิมพ์หนังสือเชิญประชุม ใน Microsoft Word ต้นฉบับ และคัดลอกตัวหนังสือเชิญเท่ากับจำนวนผู้ที่เราจะเชิญประชุม และพิมพ์ชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุม ในแต่ละฉบับ ก็เรียบร้อยแล้ว หากมีการแก้ไข เช่น เปลี่ยนวันนัดหมายการประชุม เมื่อท่านเตรียมหนังสือเชิญประชุมถึงทุกคนเสร็จแล้ว ท่านจะต้องทำการแก้ไขทุกฉบับ ซึ่งบางครั้งอาจจะแก้ไขไม่ครบทุกฉบับ เมื่อส่งหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว ผลกระทบที่ตามมาคือผู้เข้าร่วมประชุมมาประชุมคนละวันกัน
ที่แย่ไปกว่านั้นคือการใช้ลายมือเขียนชื่อผู้ที่ต้องการเชิญประชุมซึ่งดูไม่สวยงามและไม่เป็นมืออาชีพ
การทำจดหมายเวียนด้วย Microsoft Word
โปรแกรม Microsoft Word มีเครื่องมือที่จะช่วยให้ท่านเตรียมเอกสารที่มีลักษณะเหมือนกัน ทำให้ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและทรัพยากรอันมีค่าของท่านอย่างคุ้มค่าที่สุด เครื่องมือดังกล่าวคือ Mail Merge หรือการสร้างจดหมายเวียน ในการทำจดหมายเวียนต้องการเอกสาร 2 ส่วนคือ
1. เอกสารหลัก (main document) เป็นแฟ้มที่เก็บเนื้อความหลัก เช่น จดหมายเชิญประชุม สัญญาโครงการวิจัย เป็นต้น
2. แหล่งข้อมูล (data source) เป็นแฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลที่แปรเปลี่ยนไปของเอกสารแต่ละฉบับ เช่น ผู้ที่ต้องการส่งจดหมายเชิญสำหรับจดหมายเชิญประชุมหรือ ชื่อผู้วิจัย, ที่อยู่ผู้วิจัย, ชื่อโครงการวิจัย, เงินอุดหนุนวิจัย เป็นต้น สำหรับสัญญาโครงการวิจัย แหล่งข้อมูลจะอยู่ในรูปของตารางข้อมูล ซึ่งอาจสร้างมาจาก MS word, Excel, หรือ ฐานข้อมูล อื่นๆ
การผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูล
เมื่อเตรียมเอกสารหลักและแหล่งข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้เปิดไฟล์ของเอกสารหลักไว้ แล้วเลือกเมนู
Tools -> Mail Merge ซึ่งมี 4 ขั้นตอน
1. Main document เลือก Create -> Form Letters
แล้วเลือก Active window
2. Data Source เลือก GetData -> Open Data Source
แล้วเลือกไฟล์ที่เก็บแหล่งข้อมูล
3. Merge the Data with Document เลือก Merge หาก Mail Merge ไม่พบ Merge field ก็จะให้เราเลือก Edit Document แล้วเลือก Insert field ตามตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารหลัก เมื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการแล้วจะปรากฏเครื่องหมาย << >> กั้นแต่ละฟิลด์ผนวก
4. กลับไปเลือก Tools -> Mail Merge อีกครั้งหนึ่ง แล้วเลือก 3 Merge ก็จะได้เอกสาร Form Letter จำนวนตามที่ต้องการ โดยสามารถ ผนวกเอกสารหลักกับแหล่งข้อมูลทั้งหมด หรือ เลือกเฉพาะข้อมูลได้ จาก Records to be merged
ประโยชน์ของการใช้ Mail Merge
เมื่อเราใช้ Mail Merge ในการทำจดหมายเวียน ในการเก็บสำเนาของจดหมายเราก็เพียงแต่เก็บเอกสารหลัก และตารางแหล่งข้อมูลไว้อ้างอิงก็เพียงพอ ไม่ต้องสำเนาจดหมายทุกฉบับเก็บไว้ นอกจากนั้นแล้วไฟล์แหล่งข้อมูลเราอาจะใช้เก็บข้อมูลฟิลด์อื่น ๆ ที่ไม่ได้ใช้ในการ merge แต่ใช้ในงานอื่น เช่น เก็บหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ที่เราเชิญประชุม เพื่อการติดต่อ และยังสามารถดัดแปลงไฟล์แหล่งข้อมูลมาเป็นใบเซ็นชื่อของผู้เข้าร่วมประชุมได้
สำนักคอมพิวเตอร์จะได้เตรียมแหล่งข้อมูลที่ใช้บ่อย ๆ ของมหาวิทยาลัย เช่น ตำแหน่งต่าง ๆ ของผู้บริหารมหาวิทยาลัยให้สำหรับผู้ใช้ โปรดติดตามต่อไป
สรุป
การสร้างจดหมายเวียนยังสามารถนำมาใช้ประยุกต์กับงานด้านต่างๆ ในสำนักงานได้อีกมากมาย เช่น การพิมพ์สัญญาโครงการวิจัยของฝ่ายวิจัย เป็นต้น
